個人情報保護方針

制定日　2023年4月1日
最終改正日　2023年4月1日

株式会社アクティブ湘南（以下、「当社」という。）では、当社にとって個人情報及び特定個人情報の保護が重大な責務であると同時に、個人情報などの保護を徹底することは企業の社会的責務との認識としております。そこで、個人情報保護理念と自ら定めた行動規範に基づき、社会的使命を十分に認識し、本人の権利の保護、個人情報に関する法規制等を遵守致します。
また、以下に示す方針を具現化するための個人情報保護マネジメントシステムを構築し、最新のＩＴ技術の動向、社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に認識しながら、その継続的改善に、全社を挙げて取り組むことをここに宣言致します。

１． 当社は、事業目的に適切な個人情報の取得・利用及び提供を行い、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱いを行ないません。また、そのための措置を講じます。

２． 当社は個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守致します。

３． 当社は個人情報の漏えい、滅失、き損などのリスクに対して、合理的な安全対策を講じて防止する規程、体制を構築し、継続的に向上させていきます。また、万一の際には速やかに是正措置を講じます。

４． 当社は個人情報取扱いに関する苦情及び相談に対しては、迅速かつ誠実に対応致します。

５． 個人情報保護マネジメントシステムは、当社を取り巻く環境の変化と実情を踏まえ、適時・適切に見直して継続的に改善をはかっていきます。

株式会社アクティブ湘南　　代表取締役 湊 浩二

以上

【個人情報保護方針に関するお問い合わせ先 兼 個人情報に関する苦情・相談窓口】
〒253-0052　神奈川県茅ケ崎市幸町22-8-2F
株式会社アクティブ湘南　個人情報に関するお問い合わせ窓口
メールアドレス：active@active-shonan.jp
電話番号：0467-84-1277

個人情報の利用目的の公表

株式会社アクティブ湘南（以下、「当社」という。）は、個人情報を次の利用目的の範囲内で利用することを、個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）第21条第１項及びJISQ15001:2017附属書A.3.4.2.4に基づき公表いたします。

個人情報の利用目的
当社は取得する個人情報を以下に示す目的で利用いたします。

(1) お客様の個人情報
・アフラックの各種商品やサービスのご案内・提供・維持管理等のため
・SUDACHI少額短期保険株式会社の各種商品やサービスのご案内・提供・維持管理のため
・損保ジャパン株式会社の各種商品やサービスのご案内・提供・維持管理等のため
(2)　お問い合わせ、資料請求をいただいた方の個人情報
・　当社の各事業に関するお問い合わせの方の個人情報は、お問い合わせにお答えするために利用します。
・　ご要望いただいた資料の送付などに利用します。
(3)　採用応募者の個人情報
・　採用選考及びそれに伴う連絡などに利用します
(4)　当社の従業者情報
・人事労務管理、業務管理、福利厚生、健康管理、セキュリティ管理などに利用します。
(5)　ご提供いただいた個人番号情報
・　法律で特定された「社会保険手続き」、「税務処理」などに利用します。

以上

保有個人データ及び第三者提供記録に関する事項の周知について

株式会社アクティブ湘南（以下、「当社」という。）では、保有個人データの開示等（利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止）の請求及び第三者提供記録の開示に関する請求について、以下の事項を周知致します。

１．当社の名称及び住所、代表者の氏名
名称：株式会社アクティブ湘南
住所：〒253-0052　神奈川県茅ケ崎市幸町22-8-2F
代表者：湊 浩二

２．個人情報保護管理者
役職名：西ヶ谷　茂之
連絡先：メールアドレス：active@active-shonan.jp

３．保有個人データの利用目的
(1) 当社が直接取得したお客様の個人情報
・アフラックの各種商品やサービスのご案内・提供・維持管理等のため
・アフラック少額短期保険株式会社の各種商品やサービスのご案内・提供・維持管理のため
・損保ジャパン株式会社の各種商品やサービスのご案内・提供・維持管理等のため
(2)　お問い合わせ、資料請求をいただいた方の個人情報
・　当社の各事業に関するお問い合わせの方の個人情報は、お問い合わせにお答えするために利用します。
・　ご要望いただいた資料の送付などに利用します。
(3)　当社の株主様の個人情報
・ 当社の株主さまへの個人情報は、連絡、各種情報等の提供および株主管理及び関連・付帯する業務に利用します。
(4) 当社が直接取得した採用応募者の個人情報
・　採用選考及びそれに伴う連絡などに利用します
(5)　当社の従業者情報
・人事労務管理、業務管理、福利厚生、健康管理、セキュリティ管理などに利用します。
(6)　当社の従業者及び扶養家族の個人番号情報
・　法律で特定された「社会保険手続き」、「税務処理」などに利用します。

４．保有個人データ取扱いに関する苦情の申し出先
保有個人データに関するお問合せにつきましては、下記窓口で受付けております。

〒253-0052　神奈川県茅ケ崎市幸町22-8-2F
株式会社アクティブ湘南　個人情報に関するお問い合わせ窓口
メールアドレス：active@active-shonan.jp

５．当社の加入する認定個人情報保護団体について
当社の加入する認定個人情報保護団体はありません。

６．開示等の手続きについて
開示等（利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止または消去、第三者への提供の停止及び第三者提供記録の開示）のご請求がございます場合には、上記個人情報に関するお問い合わせ窓口までご連絡をお願いします。
請求に必要な手順の説明と必要な申請書類などをお送りします。

７．保有個人データ等の安全管理のために講じた措置
当社では、個人情報、特定個人情報の取扱いに関する規程、及び安全対策に関する規程を定め以下の措置を講じております。
(1)組織的安全管理措置
・ 個人情報の取扱いに関して方針を定め、個人情報保護方針として、社内に周知徹底するとともに、一般の方も入手できるようにウェブページで公開しています。
・ 取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報の取扱い手順を定め、規程文書としてまとめ、社内に周知しております。
・ 個人情報の取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による公平な立場からの内部監査を定期的に実施しています。
・ 各個人情報を取扱う従業者を制限しています。
(2)人的安全管理措置
・ 個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しております。
・ 従業者から、秘密保持に関する誓約を得ています。
(3)物理的安全管理措置、技術的安全措置
・ 取扱い担当者以外の従業者や他の権限を有しない者による個人情報の間覧を防止するため、取り扱う区域を限定しています。
・ 個人情報を取扱う区域において、従業者の入退出管理及び持ち込む機器等の制限を行っております。
・ 個人情報は、施錠できるキャビネットやアクセス制限を行っているサーバに保管しています。
・ サーバなどへの外部からの不正アクセスを防ぐために、ファイアウォールなどを導入しています。
また、コンピューターウイルスなどの不正ソフトウェアへの対策を行っています。
・ 個人情報の移送時は、以下の対策をとっております。
‐媒体の移送時には、配送記録が残る方法を利用するか、直接手渡しするようにしています。
‐電子データの通信には、暗号化するなどの漏洩対策を行っています。

以上

個人情報の取り扱いについて（プライバシーポリシー）

株式会社アクティブ湘南（以下当社）は、個人情報保護の重要性に鑑み、また、保険代理業に対する社会の信頼をより向上させるため、個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）その他の関連法令等を遵守して、個人情報を適正に取り扱うとともに、安全管理について適切な措置を講じます。当社は、個人情報の取扱いが適正に行われるように従業者への教育・指導を徹底し、適正な取扱いが行われるよう取り組んでまいります。また、個人情報の取扱いに関する苦情・相談に迅速に対応し、当社の個人情報の取扱い及び安全管理に係る適切な措置については、適宜見直し、改善いたします。

個人情報の取り扱いに対する理念

■当社は、みなさまからお預かりする個人情報を何よりも重要なものとして公正かつ誠実に取り扱い、大切に守ることが極めて重要であると認識しています。法令等を遵守することはもちろん、みなさまにご安心いただけるよう、倫理的、社会的な観点からもその取り扱いを考慮し、高度なセキュリティによってお守りします。
■当社はアフラック生命保険株式会社（アフラック）の代理店として、アフラックの「生きる」を創るというブランドプロミスに沿い、誰もが安心で健やかに自分らしく生きる社会の実現に貢献します。そのために、みなさまからお預かりする個人情報を適正かつ安全に活用することを通じて、時代とともに変化するお客様やビジネスパートナーをはじめとするステークホルダーのニーズに、より的確にお応えしたいと考えます。

個人情報取り扱いの要点

当社は、みなさまからお預かりする個人情報を、公正に活用するとともに、価値を提供します。
みなさまからお預かりする個人情報は、高度なセキュリティによってお守りします。
■公正かつ誠実であること: 個人情報を公正かつ誠実に取り扱い、個人情報をご提供いただくご本人の不利益になるようなことはしません。
■安全にお守りすること: みなさまからお預かりする個人情報は、高度なセキュリティによってお守りします。
■透明性を確保すること: 個人情報の収集にあたっては、個人情報を提供いただくご本人にご理解いただけるように個人情報の利用目的を明示し、同意を得ます。
■価値を提供すること: みなさまからお預かりする個人情報は、より良いサービスをお届けできるように活用します。

個人情報取り扱いの詳細

利用する目的について

みなさまからお預かりする個人情報は、利用目的の達成に必要な範囲で利用します。
当社における個人情報の利用目的は、以下のとおりです。

アフラックの各種商品やサービスの案内・提供・維持管理

主な各種商品やサービスの内容は、アフラックのホームページに掲載しておりますので、ご確認ください（https://www.aflac.co.jp/）。

アフラック少額短期保険株式会社の各種商品やサービスの案内・提供・維持管理

主な各種商品やサービスの内容は、アフラック少額短期保険株式会社のホームページに掲載しておりますので、ご確認ください（https://www.aflac-asi.co.jp//）。

損害保険ジャパン株式会社の各種商品やサービスの案内・提供・維持管理

主な各種商品やサービスの内容は、損害保険ジャパン株式会社のホームページに掲載しておりますので、ご確認ください（https://www.sompo-japan.co.jp/）。

収集する方法について

当社は、書面やシステムを通じて個人情報を収集する場合、あらかじめその利用目的を、個人情報を提供いただくご本人にご理解いただけるよう明示し、同意を得ます。また、不要な情報は収集しません。
当社は、書面やシステムを通じて個人情報を収集する場合、「何のために利用するか」という目的を、明確に示すようにしたうえで、個人情報をご提供いただくご本人の同意のもとに、その目的の達成に必要な項目に限定して個人情報を収集します。
■収集方法: 主な収集方法は、保険申し込み時の契約申込書等や保険契約の継続・維持管理、保険金・給付金の請求時等に必要な各種帳票その他の書類の記入・提出、アンケート回答、電話（適切な対応を行うために録音させていただくことがあります）等です。
■利用目的の明示方法: 個人情報の収集にあたっては、当社は、法令等に従い、上記の利用目的をホームページで公表するほか、申込書・ご契約のしおり等に記載し、契約申し込み時等、個人情報をお預かりする際に明示します。

情報の性質に応じた取り扱いついて

みなさまからお預かりする個人情報は、すべて厳重に取り扱い、情報の性質に応じてルールを定め、適切な管理を行います。
当社は、みなさまからお預かりする個人情報について、情報の性質に応じた管理方法を社内規程として整備することで、不正行為や情報漏えいにつながらないよう、厳重に管理しています。
■個人情報: 個人情報とは、氏名や住所等、特定の誰かを識別することができる情報です。当社は、個人情報を、上記1．の利用目的の範囲で利用します。ただし、法令等により、利用目的の範囲を超えて個人情報を取り扱うことが認められている場合は、この限りではありません。

第三者への提供について

みなさまからお預かりした個人データは、ご同意いただいた場合、その他法令等により認められている場合に限り、当社から第三者への提供を行います。個人データをご提供いただいたご本人に対して不利益になるような第三者への提供は行いません。
また、上記の利用目的の達成に必要な範囲で、当社以外の第三者が取得した個人データの提供を受ける場合があります。このような場合においても、当該個人データの取得経緯を確認する等、法令等に定められた適切な措置を講じたうえで提供を受けます。
個人データをご提供いただいたご本人の権利利益に十分配慮し、「知らないうちに誰かに提供される」ことがないような仕組みづくりを徹底します。当社以外の第三者に個人データを連携・提供する場合は、お客様から情報をお預かりする際の書面やシステムを通じて、明示的な同意を得ます。※2
※2業務委託先への提供等、法令等によりご本人の同意が不要な場合を除きます。
■個人データ: 個人データとは、個人情報を容易に検索することができるようにした個人情報データベース等を構成する個人情報です。当社は、次の場合に個人データを当社以外の第三者に提供します。
• 上記の利用目的の達成に必要な範囲で、業務委託先へ提供等する場合
• 法令等に基づく場合
• その他、お客様が同意している場合
• 当社の業務委託先(外国の第三者含む)に対する提供
当社は、上記1．の利用目的のためにお客様の個人情報を、当社の業務委託先に対して提供します。
当該業務委託先には、外国の第三者（個人データの取り扱いについて法令により個人情報取扱事業者が
講ずべきこととされている措置に相当する措置を継続的に講ずるために必要なものとして
法令等で定める基準に適合する体制を整備している者を指します）を含みます。

安全管理について

みなさまからお預かりする個人情報は、何よりも重要なものとして、お守りするための体制を構築し、暗号化や不正アクセス防止といったセキュリティ対策を徹底します。
当社は、みなさまからお預かりする個人情報を最大限大切に守るために、以下のとおり対応します。
• 個人データは社内規程で定めた期間のみ保管します。
• 個人データを正確で最新なものに維持するよう努めます。
• 個人情報管理責任者を定め、個人データの漏えい、滅失またはき損の防止、その他の個人データの安全管理のために、各種取り扱い規程等を定めるとともに、アクセス制限、持ち出し制限、不正アクセス防止のための措置等のセキュリティ対策により、必要かつ適切な措置を講じます。
• 従業者に対する指導・教育等を通じ、適切に個人データが取り扱われるよう必要かつ適切な監督を行うとともに、個人データを業務委託先に提供する場合には、業務委託先に対して必要かつ適切な監督を行います。
• 業務推進会議を設け、個人データの適正な保護管理の推進に努め、継続的に改善を図ります。
• 外国において個人データを取り扱う場合、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、必要かつ適切な措置を講じます。